会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要可上报上级领导机关，供上级了解会议的情况，以便取得领导的支持与指导；可以送有关的平行单位交流信息，沟通情况，以取得他们的协助和配合，其主要作用是沟通情况，交流经验；统一认识，指导工作。
会议纪要与会议记录有着十分密切的联系。写作会议纪要一般是在会议记录基础上进行的，它要对会议记录进行分析、整理、综合、概括，按照会议的议题和宗旨，把会议的主要精神及议定的事项准确地反映出来。因此，会议记录是会议纪要的基础，可以说没有会议记录就没有会议纪要。
会议纪要与会议记录虽然都是会议内容，但二者又有着明显的区别。其一，文体性质不同。会议纪要是法定公文，一般都作为文件来处理，而且也不是逢会必“纪”的；会议记录则是记录会议内容的一种书面材料，既不上报，也不下发，只作为工作依据和参考材料来处理，或只起备查作用，因此是逢会必记。其二，基本内容和写法不同。会议纪要只反映会议的主要精神和议定事项，所以它要对会议内容进行分析和综合，使之条理化和理论性；会议记录则是对会议内容作客观记录和详细记录，即使是摘录，也是较详尽的。
会议纪要的特点：
1.纪实性
会议纪要是根据会议的主旨、议程、决议等概括整理成文的，对会议基本情况是纪实性的。会议纪要的撰写者，不能变更会议议定的事项，不能随更改动会议上达成的共识和形成的决议，更不能对会议内容进行随意的评议。
2.提要性
会议纪要与会议纪录不一样，不是有言必录，而是提要性的，将会议中重要的情况，重大问题的决定和决策意见简明扼要地陈述出来。

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